La Ville de Malmedy recrute un(e) Chef(fe) de bureau administratif A1 sous contrat de travail à durée indéterminée, à temps plein avec constitution d’une réserve de recrutement valable 2 ans

Missions/ Compétences principales (non-exhaustif)

Le chef de bureau

Généralités / stratégie

• Organise le travail des services en collaboration avec la Direction générale
• Assure le suivi et contrôle l’application des règlements et normes des actes posés en collaboration avec la Direction générale
• Coordonne, gère quotidiennement et contrôle le travail réalisé par les différents services en collaboration avec la Direction générale et leurs responsables
• Instruit et suit certains dossiers portés à l’attention du Conseil communal ou du Collège communal
• Effectue le dépouillement, l’étude et veille à l’application de la documentation juridique et administrative
• Participe activement aux réunions du Comité de Direction
• Assure le suivi du Programme Stratégique Transversal en collaboration avec la Direction générale
• Développe la stratégie des services supervisés afin d’atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels
• Coordonne la planification des projets annuels et pluriannuels de certains services
• Assure le suivi du respect du Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) en collaboration avec la Direction générale
• Rend des avis et conseille la Direction générale pour une gestion optimale.

 

Etat-civil / population

• Attire l’attention de l’usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• S’assure de la conformité des documents fournis à/par l’usager et du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur.
• Vérifie les conditions que doit remplir le citoyen dans ses différentes démarches administratives relatives aux services population, état-civil.
• Renseigne les interlocuteurs internes ou externes à l’administration sur les services et le contenu des dossiers
• Assure le suivi de différents actes, démarches ou dossiers tels que déchéance du droit de conduire, permis de conduire, demande d’obtention de la nationalité belge, cartes d’identité, passeports, actes de décès, demandes de cohabitation légale, déclaration de naissances, de mariages, divorces, ….
• Délivre les différents documents types (extrait casier judiciaire, compositions de ménage, …)
• Classe les documents, pièces du dossier de l’usager
• Encode les données dans les registres adéquats (état civil, mariage, décès, nationalités, naissance …)
• Traite les réclamations de l’usager
• Traite les réponses relatives aux plaintes des personnes concernées par les dossiers
• Se renseigne sur le demande des interlocuteurs pour mieux y répondre
• Se tient au courant des nouvelles réglementations, consignes afin de répondre adéquatement aux demandes
• Participe à l’organisation des élections.

 

Votre profil / vos atouts:

• Porteur d’un diplôme de l’enseignement universitaire ou assimilé dans les matières à orientation juridique, la gestion des administrations publiques et/ou des ressources humaines …  
• L’expérience professionnelle dans un service similaire est un atout

• La connaissance de l’allemand est un atout
• Bonne pratique des outils informatiques

 

Attitudes et comportement professionnels :

• Assurer une bonne gestion de l’agressivité
• Se montrer accueillant avec le public interne et externe
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
• Aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, polyvalence, sens de l’initiative, etc.

 

Avantages :

• Valorisation des années d’ancienneté reprises dans le secteur public. Au niveau du secteur privé, prise en compte de l’ancienneté pour un maximum de 6 années si le travail est en lien avec la fonction proposée ;
• Affiliation au service social collectif ;
• Horaires de travail flottants et flexibles ;
• Assurance hospitalisation à tarif avantageux ;
• Assurance groupe - 2^ème pilier de pension
• Intervention pour les parcours à bicyclette du domicile au travail ;
• Possibilité de suivre des formations

 

Notre proposition :

• Contrat à durée indéterminée
• Régime de travail : temps plein, soit 38h/semaine
• Traitement : échelle A1
• APE, être en possession d’un passeport APE à la date de l’engagement
• Satisfaire à l’examen de recrutement (écrit et oral)

 

La Ville de Malmedy s’engage à promouvoir la diversité et le respect des différences. Si vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie et que vous en avez besoin, n’hésitez pas à nous contacter au sujet de la mise en place d’un éventuel aménagement raisonnable, adaptation de poste, …

Intéressé(e) ?

Veuillez envoyer votre candidature accompagnée d’un C.V., une copie de vos diplômes, un certificat de bonne vie et mœurs par lettre recommandée, ou déposée contre accusé de réception pour le mardi 27 février 2024 au plus tard, à l’adresse suivante : Ville de Malmedy, Service GRH, Rue Jules Steinbach 1 à 4960 MALMEDY. A l’attention de Madame Fabienne Lejoly.

 

Par le Collège communal,

Le Directeur général,                                    Le Bourgmestre,

Bernard MEYS                                             Jean-Paul BASTIN